Автоматизация электронных инфоресурсов — одна из услуг, предлагаемых ООО Фирма «АС»
Крупные компании, работающие в сфере предоставления услуг по обработке документов и автоматизации процессов, куда входит и автоматизация электронных инфоресурсов, связанных с документами, стремятся оказывать услуги под ключ, обеспечивая сканирование на выезде. В последнее время и комплексное индексирование (атрибутирование) документов проводится на территории заказчика. При этом установка технологий и программных продуктов по управлению производственными процессами обработки документов не производится.Как быть, если привлечение внешней компании и аутсорсинг невозможен по определенным причинам? Например, действует законодательный запрет или внутренняя политика безопасности, запрещающая работу сотрудников сторонних организаций с документацией с особыми режимами хранения и доступа. При решении этой трудоемкой задачи необходимо понимать, что помимо оснащения соответствующей профессиональной техникой и подготовки квалифицированного персонала остро стоит необходимость планирования и управления всем циклом работ по оцифровке на каждом этапе технологического процесса, контроля производственного графика, качества выполнения работ с соблюдением запланированных сроков и обеспечение должного уровня полученных результатов.
Решение от ООО Фирма «АС»
Мы предлагаем своим заказчикам построение центров или участков оцифровки (включая распределенные) под ключ с передачей технологий массовой оцифровки бумажных массивов, наработанных, отлаженных и оптимизированных на собственных производственных мощностях в результате выполнения большого количества проектов различного масштаба.
Передача технологий включает поставку и настройку Системы подготовки цифрового контента (СПЦК) для стороннего заказчика. В соответствии с требованиями заказчиков и особенностями их деятельности осуществляется распределение и настройка ролей сотрудников («Менеджер», «Плановик», «Сканировщик», «Контролер», «Корректировщик», «Редактор», «Архивист-библиограф») и настройка параметров конвейерной обработки для эффективного управления процессами и мониторинга объемов обработанных материалов.
Процесс оцифровки материалов разрабатывается в соответствии с существующими стандартами и обеспечивает:
- Прозрачность работ с текущими востребованными массивами для оперативной работы, с архивными и библиотечными фондами без долговременного изъятия документов из обращения;
- Высокий уровень качества получаемых образов документов;
- Защиту обрабатываемых данных;
- Конфиденциальность хранящейся информации;
- Сохранность обрабатываемых материалов;
- Требуемую последовательность выборки документов из фондов и хранилищ;
- Плановый характер выполняемых работ и операций;
- Мониторинг объемов обработанных материалов;
- Контроль качества работ и технологических операций.
Использование СПЦК в технологических процессах индексирования и сборки обеспечивает:
- Назначение исполнителей и управление процессом библиографической обработки;
- Подготовку библиографического контента;
- Конфиденциальность хранящейся информации;
- Сохранность обрабатываемых материалов;
- Плановый характер выполняемых работ и операций;
- Контроль качества работ и мониторинг выработки исполнителей.
Система успешно используется для автоматизации деятельности собственного Центра сканирования и электронного архивирования ООО Фирма «АС», что позволяет эффективно организовать технологические процессы и решать поставленные задачи на каждом этапе оцифровки. СПЦК не зависит от типов оборудования: при построении центров оцифровки может использоваться сканирующая техника уже установленная у заказчика, либо осуществляться дополнительная поставка оборудования.