Юридически значимый электронный документооборот строится на основе Цифрового хранилища электронных документов («ЦХЭД»). ЦХЭД – это программно-технический комплекс, обеспечивающий физическое размещение, сохранность и защищенный доступ к оригиналам электронных документов, заверенных электронной подписью, в соответствии с принципом 3«Д»:

  • Доступность. подразумевает возможность иметь доступ к документам в режиме 24 часа в сутки в режиме online и/или иметь локальную копию на собственном персональном компьютере в соответствии с технологией, обеспечивающей защиту авторских прав.
  • Достоверность. Предполагает, что ответственность за достоверность предоставляемой информации возлагается на физических лиц, организации и учреждения, предоставляющих информационный контент для размещения в цифровом хранилище в  соответствии с законодательством РФ.
  • Доверительность. Определяется характер взаимоотношений ЦХЭД и пользователей контента. Означает, что каждый пользователь, обращающийся к электронному документу цифрового хранилища, может быть уверен, что любые электронные материалы, размещенные в цифровом хранилище, достоверны, легитимны и пригодны для использования.

Цифровое хранилище электронных документов обеспечивает:

  • Пространство для хранения контента;
  • Доступность контента в режиме 24/7/365;
  • Сохранность и защиту контента.

ЦХЭД формируется в целях создания единого пространства юридически значимых электронных документов, включая их физическое размещение и обеспечение неизменности, сохранность, доступности в рамках утвержденной политики безопасности.

Обеспечение юридической значимости электронного документа

ЦХЭД обеспечивает хранение и юридическую значимость электронного документа на срок не менее 75 лет. Важно особо подчеркнуть: если документ размещается и постоянно находится в ЦХЭД, то это ЕДИНСТВЕННЫЙ ОРИГИНАЛ документа, который НИКОГДА И НИКЕМ НЕ МОЖЕТ БЫТЬ ИЗМЕНЕН, что гарантирует его сохранность и неизменность.

В случае электронных документов, размещенных в ЦХЭД, нет необходимости их перемещения. Использование документов осуществляется посредством ссылок, хранение может осуществляться на разных носителях, которые по мере развитие соответствующих технологий сменяют друг друга, не изменяя при этом самого ЭД.

При использовании ЦХЭД возможно юридически значимое преобразование документа и нотариальное удостоверение равнозначности документов.

Это стало возможным благодаря тому, что на основании Федерального закона от 21 декабря 2013 года № 379-ФЗ в «Основы законодательства РФ о нотариате»с 01 июля 2014 г. введено новое нотариальное действие: удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу и наоборот.

Цифровое хранилище электронных документов может быть создано в виде организационно-технической единицы, обладающей правовым статусом и необходимыми информационно-техническими ресурсами (базой) для обеспечения приемки, долговременного хранения, неизменности электронного документа, подтверждаемой проверкой его целостности, защищенного доступа, обеспечивающего соблюдение прав и законных интересов авторов, сохранности и уничтожения электронных документов, заверенных электронными подписями лиц, ответственных за их создание, в соответствии с порядком учета, комплектования и хранения.