Большинство крупных компаний сталкиваются с проблемой архивного хранения и управления движением бумажных документов. Огромные затраты на площади под хранение документации, затраты на перевозку и обработку, а также длительные сроки пересылки бумажных документов – все это лишь вершина айсберга проблем, связанных с работай с бумагой. Кроме того, практически никому не удается избежать потерь документации, а это может привести к существенным рискам и финансовым затратам. ООО Фирма «АС», совместно с Государственным архивом Российской Федерации и при поддержке Росархива, разработало специальную технологию по управлению значительными бумажными массивами организации. Реализованная в ГАРФ, ТЭЛОС и Мосэнерго Система учёта, хранения и управления бумажными документами в архиве организации позволяет не только предоставить гарантированный контроль за сбором и комплектованием бумажного архива, но и обеспечить регламентированную выдачу бумажных документов.

Система обеспечивает автоматизацию процессов архивного делопроизводства, что существенно повышает эффективность труда работников службы ДОУ и сотрудников архива организации:

  • ведение описей сдаточных и архивных;
  • прием, учет, управление единицами хранения в архиве;
  • топографирование и поиск в соответствии с номенклатурой дел;
  • ведение системы учетных документов в архиве;
  • поддержка ведения научно-справочного аппарата в архиве;
  • учёт выдачи дел и использования документов в архиве;
  • сбор статистических сведений и подготовка отчётов о динамике изменений объема, состава и состояния документов и дел, находящихся на архивном хранении.

Основными преимуществами решения являются:

  • Краткие сроки внедрения: в большинстве случаев заказчик уже на первом этапе получает полностью готовое и проработанное решение на основе многолетних наработок и опыта реализованных проектов
  • Существенная экономия затрат на хранение, управление и перемещение бумажных документов в подразделениях и компании в целом
  • Минимизация рисков, связанных с утерей документации и «человеческим фактором» при обработке бумаги
  • Ускорение процессов, связанных с документационной логистикой и движением и выдачи документов