Типовая архивная информационная система общего назначения (ТАИСОН) предназначена для ведения архива документов различной направленности (историко-культурной, управленческой, научно-технической, личного происхождения и др.) и комплектования электронных фондов в соответствии с задачами организации любой формы собственности и информационными потребностями пользователей.
Функциональные возможности
Функциональные возможности системы обеспечивают:
- регистрацию фондов, описей, дел и листов документов;
- описание объектов (с учетом топографии материальных хранилищ);
- сканирование и присоединение образов: документов, писем, фото, видео, аудио, схем, диссертаций, книг, картографических материалов и прочих видов документации, а также сопроводительных документов;
- хранение и просмотр цифрового контента различных форматов (JPG, PDF, TIF, WMV, WMA, DOC, XLS, TXT и других);
- централизованный учет и сводную отчетность о состоянии электронного и материального фонда хранения;
- поиск по каталогам, просмотр в защищенном режиме и заказ имеющихся материалов;
- мониторинг и учет работы пользователей и сотрудников архива;
- учет выдачи оригиналов и копий документов.
Решаемые задачи
К основным задачам, которые решает Типовая архивная информационная система общего назначения, относятся:
- Описание материалов, регистрация документов, формирование структуры архивных фондов
- Импорт описей (списков) материалов для формирования регистрационных карточек объектов учета
- Подготовка и выдача оперативной статистики, характеризующей паспорт архива — по количественному и содержательному наполнению фондов, объемам электронного контента и бумажных оригиналов
- Аналитика и мониторинг ведения фондов, составление различных списков, отчетов и перечней по учетным данным документов, дел и описей
- Регистрация и учет сопроводительных документов, аннотаций, дефектных ведомостей, листов-заверителей и прочей сопутствующей документации
- Топографический учет и поиск дел и документов в соответствии с их размещением в физических хранилищах, на этажах, в помещениях, на стеллажах, в шкафах, на полках
- Обеспечение пользователям-читателям возможности поиска документов по каталогам, предметным рубрикам или указателям, а также регламентированного просмотра и заказа материалов хранилища
- Ведение оперативного учета работы пользователей-читателей по различным позициям, например: количество запросов, найденных материалов, просмотренных документов и других
- Учет выдачи оригиналов или копий материалов по заказам
Структурная схема комплектования, обработки и предоставления доступа к материалам
Результаты внедрения
Внедрение Типовой архивной информационной системы общего назначения повышает эффективность труда работников архивных служб за счет:
- простого формирования структуры архивных фондов и упрощения регистрации фондов, описей дел и снижения трудозатрат на формирование отчетности;
- упрощения процедуры поиска информации (электронный поиск, учёт топографии);
- автоматизации процесса оформления и учёта выдачи дел из хранилища;
- своевременной обработки, уничтожения/передачи дел вследствие автоматического отслеживания сроков хранения;
- упрощения процедуры проверки наличия и состояния электронного и материального фонда хранения, а также актуальной информации о местонахождении дел (на месте, в работе, выдано);
- упрощения подготовки статистических и аналитических материалов, сведений, списков, отчетов и перечней по учетным данным документов, дел и описей на основе мониторинг ведения фондов, динамике изменений их объема, состава и состояния.
