История проекта

К началу реализации проекта в архиве ОАО «Газпром» хранилась документация самых разнообразных видов и форматов: книги, тома, комплекты чертежей и пр. Для получения того или иного материала было необходимо от 1 до 2 дней с момента подачи заявки, для специалистов же территориально распределенных по стране проектных институтов и дочерних компаний, процесс растягивался до 2–4 дней при немалых командировочных расходах.

Непосредственная работа с проектно-сметной документацией (ПСД) в основном велась при помощи устаревших «бумажных технологий». Для решения текущих задач делопроизводства использовались возможности офисных систем MS Office, Lotus Notes, E-Mail и ряда других. Стремительный рост объемов архивной информации на традиционных носителях отвлекал на решение чисто «складских» вопросов значительные производственные и кадровые ресурсы.

Будущее решение должно было строго соответствовать требованиям ГОСТов, корпоративных стандартов, а также жестким требованиям к информационной безопасности.

Решение

Фирма «АС» взялась реализовать проект целиком «под ключ». Ядром программно-технического комплекса является информационная система, разработанная на базе ППП «АС-АРХИВ», которая обеспечивает выполнение основных задач по управлению Проектно-сметной документации, в том числе:

  • ввод, регистрацию и учет ПСД;
  • каталогизацию документов, информационных ресурсов;
  • оперативный поиск документов;
  • работу в привычных для пользователя приложениях, интегрированных с ЭА ПСД;
  • коллективную работу пользователей с документами в единой информационной среде;
  • поддержку процедур (регламентов) работы с документами;
  • экспорт-импорт, обмен комплектами ПСД;
  • целостность, надежность хранения и защиты информации.

Особое внимание было уделено подсистеме информационной безопасности, которая включает средства аутентификации с помощью электронных ключей и пароля, разграничение прав доступа, сервер внешнего обмена, межсетевой экран, средства организации VPN, средства журнализации и аудита, средства антивирусной защиты. Помимо перечисленного, в состав комплекса также входит система резервного копирования.

Программное обеспечение на платформе «АС-Архив» легко масштабируется, что позволяет формировать распределенную сеть архивов ПСД по филиалам ОАО «Газпром» с головным архивом в администрации.

«Сегодня Электронный архив проектно-сметной документации «Газпрома» способен поддерживать работу с проектами любого масштаба и сложности. С появлением электронного архива ПСД специалисты «Газпрома» получили доступ к банку данных проектной документации в режиме реального времени. По корпоративным каналам связи к архиву могут обратиться сотрудники компании, а также специалисты дочерних предприятий, офисы которых расположены по всей стране. Любую информацию по интересующему проекту можно получить за считанные секунды. Отпала необходимость в непосредственной доставке документации из архивного хранилища к рабочему месту пользователя, снизились расходы на копировально-множительную технику, оплату командировочных расходов иногородних сотрудников для поездки в головной офис компании».

Результат

В феврале 2001 года проект создания электронного Архива Проектно-сметной Документации прошел отраслевую экспертизу «Газпрома», после чего руководство концерна приняло решение о финансировании работ. Специалисты ООО Фирма «АС» реализовали проект «под ключ», в том числе:

  • провели аналитическое обследование архивных фондов ПСД и сформировали техническое задание;
  • разработали регламент, методику и технологию формирования и передачи заказчикам комплектов документации в электронном виде;
  • разработали основные информационные системы Электронного Архива ПСД;
  • установили и настроили технические средства и системное ПО;
  • оборудовали помещение, в котором развернут программно-аппаратный комплекс, системами автоматического пожаротушения, автономного электропитания и кондиционирования, а также средствами контроля безопасности.

Внедрение ЭА ПСД позволило заказчику:

  • обеспечить надежное долговременное хранение документов;
  • обеспечить соблюдение требований нормативных документов;
  • исключить дублирование разработок научно-технической продукции;
  • ускорить и повысить качество экспертизы проектов (ЭА ПСД — важный элемент системы управления качеством, согласно стандартам ISO);
  • полностью контролировать использование документации, сохранять управляемость при чрезвычайных ситуациях;

получать отчеты и консолидированные обзоры по проектам. 

В настоящее время, в  электронном хранилище собрано свыше 50 тыс. томов ПСД и более 10 тыс. сопутствующих документов (результаты экспертизы, задания на проектирование, технические решения, сметы, данные ТЭП объектов, нормативно-справочные и информационные материалы).  

В октябре 2004 года Электронный архив проектно-сметной документации ОАО «Газпром» введен в промышленную эксплуатацию и является неотъемлемой составной частью его корпоративной информационной системы. В настоящее время Электронный архив проектно-сметной документации ОАО «Газпром» регулярно пользуются порядка 600 сотрудников газового концерна и дочерних организаций по всей стране. Доступ к ЭА ПСД организован на рабочем месте Председателя правления. За реализацию проекта авторский коллектив ООО Фирма «АС» награжден премией в области науки и техники в 2009 году. Фирма «АС» продолжает заниматься информационным сопровождением и технической поддержкой программного обеспечения комплекса.