Система планирования, складского и бухгалтерского учета материальных ценностей (ПСБУМЦ).

Решаемые задачи.

Система ПСБУМЦ предназначена для обеспечения единой методической и информационно-технологической организации хранения, обновления, доступа к данным и консолидации данных по планированию и учету МЦ 2-ой группы в УДП РФ.

ПСБУМЦ позволяет решать следующие задачи:

  • сформировать надежную информационную среду хранения информационных ресурсов УДП РФ, обеспечить целостность данных, быстрый доступ к ним с разграничением прав доступа;
  • создать систему управления информационными ресурсами, соответствующими практике организации учета и управления документацией, используемой в процессах складского и бухгалтерского учета МЦ, а также планирования освежения, списания и закупок МЦ;
  • обеспечить соблюдение регламентов; обеспечить защиту информации, актуальность и непротиворечивость.

Результат внедрения

Результатом внедрения стало существенное повышение эффективности деятельности по учету материальных ценностей, особенно благодаря новым средствам построения отчетов, которые позволили автоматизировать подготовку стандартных и специальных форм отчетов как на уровне УДП РФ, так и подотчетных организациях.

Благодаря своевременному получению данной информации, эксперты имеют возможность прогнозировать проблемы, возникающие при комплектации формирований МЦ, и заблаговременно предотвращать их появление.

Средства экспорта/импорта таблиц в формате MS Excel позволили значительно разгрузить сотрудников за счет автоматизации загрузки в систему электронных документов (спецификаций, номенклатур), а также проводить массированный обмен согласованными и достоверными данными между подразделениями.

Специалисты ООО Фирма «АС» не только создали информационную систему, но и разработали технологию ввода информации в систему, правила создания и хранения документов, являющихся результатом деятельности подразделений УДП РФ.

Система учета земельных участков (СУЗУ)

Решаемые задачи

СУЗУ предназначена для учета, хранения и анализа данных, характеризующих земельные участки, закрепленные за организациями подведомственными УДП РФ. До внедрения системы работа по учету земельных участков и межевых дел в УДП была построена, главным образом, на использовании устаревших технологий.

Деятельность по учету земельных участков включает в себя решение следующих задач:

  • учет организаций, участков и межевых дел;
  • формирование отчетов для собственных нужд и сторонних организаций;
  • снижение трудозатрат на учет и представления отчетности о земельных участках;
  • уменьшение стоимости хранения картографических материалов по земельным участкам;
  • сокращение времени поиска учетной и отчетной информации;
  • упрощение поиска картографических материалов, поиск объектов на картах;
  • повышение оперативности принятия решений касаемо правопреемственности участков на основе истории изменения границ;
  • унифицирование отчетной документации.

Результат внедрения

Внедрение СУЗУ обеспечило реализацию всех заявленных целей и позволило УДП РФ перейти на более совершенные технологии в области учета и анализа информации о земельных участках. Специально спроектированное программное обеспечение позволило значительно снизить количество ошибок операторов, связанных с учетом и формированием отчетности.

Система бронирования гостиничных и транспортных услуг (СБГТ)

Решаемые задачи

СБГТ предназначена для автоматизации процедур бронирования мест в гостиницах и заказа авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников УДП РФ, иных федеральных органов исполнительной власти и сотрудников, прибывающих в УДП РФ из региональных организаций.

СБГТ — это централизованная клиент-серверная система, позволяющая решать следующие задачи:

  • учет заявок, ордеров, реестров и их состояния;
  • автоматическое формирование и печать стандартных и произвольных отчетов и сводок;
  • регламентирование доступа к информации;
  • обеспечение безопасности, целостности, корректности и актуальности информации.

Результаты внедрения:

Внедрение данной системы в УДП позволило повысить оперативность и надежность работы структурных подразделений при бронировании мест в гостиницах, авиа- и железнодорожных билетов. Централизованное планирование и учет данного вида деятельности позволили значительно снизить командировочные расходы.

Система учета жилого фонда (СУЖФ)

Решаемые задачи

СУЖФ предназначена для учета жилплощади, принимаемой на баланс, учета расходуемой жилплощади, учета граждан, которым предоставляется жилплощадь. Сформированные системой отчеты являются основой для принятия решений по распределению объектов жилого фонда очередникам. Пользователями данной системы являются сотрудники Управления жилищного и социально-бытового обеспечения, деятельность которого включает:

  • приходование квартир;
  • постановка очередников на учет;
  • распределение квартир;
  • получение статистической информации об объектах учета.

Результаты внедрения

Внедрение СУЖФ позволило быстро повысить эффективность работы сотрудников Управления жилищного и социально-бытового обеспечения. Благодаря подсистеме анализа и проверки корректности, а также настраиваемому модулю построения отчетов (доступно обычному пользователю), резко возросла оперативность предоставления отчетной документации.

Специалисты ООО Фирма «АС» разработали такой интерфейс программного обеспечения, в котором формы электронных документов максимально соответствуют формам бумажных документов, к заполнению которых пользователи привыкли за годы работы. Это позволило свести к минимуму время обучения и внедрить систему фактически без отрыва пользователей от исполнения их основных обязанностей.

Электронный архив документов (ЭАД)

Решаемые задачи

Электронный архив документов УДП РФ создавался в рамках федеральной целевой программы «Электронная Россия (2002-2010 годы)». Внедрение Электронного архива документов УДП РФ преследовало следующие задачи:

  • построить надежную автоматизированную среду архивного хранения электронных документальных информационных ресурсов УДП РФ, обеспечив их целостность, быстрый доступ к ним с разграничением прав;
  • создать систему управления электронным архивом, соответствующую практике учета и использования архивных документов в УДП РФ;
  • обеспечить коллективный доступ к документам;
  • защитить от несанкционированного доступа хранилище электронных документов;
  • интегрировать Электронный архив документов УДП РФ с существующими информационными системами и программными средствами редактирования электронных документов, используемых в УДП РФ.

Результаты внедрения

В Электронном архиве документов УДП РФ хранятся информационно-справочная, организационная и распорядительная, техническая и кадровая документация. Автоматическая генерация регистрационных данных и формирования типовых документов, контроль логической целостности, проверка ошибок ввода и удобный поиск позволили значительно упростить работу сотрудников. Электронный архив документов является базовым элементом всей Информационной системы обеспечения деятельности УДП РФ, так как является центральным хранилищем документов в электронном виде.

Результаты внедрения комплекса ИС обеспечения деятельности УДП РФ

Внедрение данных систем позволило значительно сократить потери рабочего времени персонала структурных подразделений УДП РФ на непроизводительные операции, поиск информации, восстановление потерянной информации, исправление ошибок. Значительно сократилось время предоставления отчетов, информационных сводок и реестров, что, в свою очередь, значительно повысило оперативность принятия решений. В среднем, оперативность принятия решений во всех задействованных подразделениях повысилась более чем в два раза.

ООО Фирма «АС» выполнила все работы, включая:

  • предпроектные и проектные работы;
  • поставку, установку и настройку аппаратной части и системного ПО;
  • разработку программного обеспечения;
  • пусконаладочные работы, опытную эксплуатацию и доработку ПО;
  • обучение пользователей и сопровождение системы. 

В настоящее время ООО Фирма «АС» занимается поддержкой и модернизацией отдельных элементов системы. Помимо ввода в эксплуатацию информационных систем, специалисты ООО Фирма «АС» также выполнили работы по организации виртуальной защищенной сети (VPN) УДП РФ. Высокий профессиональный уровень сотрудников ООО Фирма «АС» и высокое качество разработанных автоматизированных систем отмечено благодарственным отзывом.