Программная система «АС-Номенклатура» предназначена для составления и ведения систематизированных перечней наименований дел в автоматизированном виде, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков хранения по установленной форме.
Программа позволяет формировать систематизированный перечень, создавая номенклатурные заголовки дел как отдельно, так и одновременно, на основании уже заведенной ранее номенклатуры дел. При этом установление срока хранения дела поддерживается выбором соответствующей статьи из автоматизированного справочника перечней. Формирование номенклатурного перечня дел на следующий год осуществляется в автоматическом режиме на основе уже имеющейся номенклатуры дел.
Результаты работы системы могут быть использованы на предприятиях различного профиля, в деятельности которых образуется организационно-распорядительная, договорная, техническая и другие виды документации, в качестве автоматизированного решения, реализующего ведение номенклатур дел организации.
Пользователями системы могут быть секретари, делопроизводители, сотрудники службы ДОУ (документационного обеспечения управления), в обязанности которых входит составление и формирование номенклатур дел по разделам и/или сводной номенклатуры по организации.
Система решает следующие основные задачи:
- Ведение справочников;
- Формирование номенклатур по подразделениям организации на основании имеющегося перечня типовых документов по направлению деятельности организации;
- Формирование и учет согласования сводной номенклатуры дел по организации в целом;
- Формирование номенклатурного перечня дел на следующий год в автоматическом режиме, на основе предыдущего;
- Вывод разделов и сформированной номенклатуры на печать;
- Подготовка и оформление бумажных дел (печать обложек дел, наклеек на форзац дела) на основании сформированной в электронном виде номенклатуры;
- Управление состоянием дел, в том числе переходящими делами и делами по личному составу.
